admin כשעובדים עם אנשי מקצוע בתחום העיצוב על העסקים שלהם, נראה שרבים מדי פועלים מערימות אקראיות, פתקי פוסט-איט ומשרד כאוטי. ארגון חוסך זמן יקר, יוצר ביטחון רב יותר בעסק שלך, ומאפשר לך לדעת תמיד בדיוק את עמדת ההצלחה שלך. ישנן טכניקות פשוטות ומוכחות להגיע ולהישאר על גבי נמר הנייר.
ניהול קבצי לקוח
כל תיקיית קבצים צריכה להיות מסומנת בבירור עם שם הלקוח, הכתובת, ואנשי הקשר בטלפון, גם אימייל. כדי להקל באמת, השתמש בתיקיות ניהול פרויקטים, הזמינות בכל משאב ציוד משרדי. אלה מספקים תרשים שבו תוכל לרשום את הביקורים וההתקדמות של הלקוחות שלך על פני התיקיה. שמור את כל קבלות העבודה, הדוגמאות, דפי הקריעה של המוצר והערות הלקוח בתיקיית הקבצים. כאשר משימה הושלמה, העבר את התיקיה למצב לא פעיל אך בצע מעקב קבוע!
ארגון קבלות עסקיות
קבלות שאינן קשורות ללקוח, כגון אלו עבור שיווק, ציוד משרדי, הוצאות רכב, ביטוח, ארוחות עובדים ועוד יש להגיש מדי חודש אם לא שבועי. פשוט אתה יכול להשתמש בתיקיית קבצי אקורדיון, או אם (כמו שלי) יש לך הרבה יותר מדי, אז השתמש במעטפות 6×9 מנילה במגירת תיקים ותווית כל אחת בבירור עם קטגוריית ההוצאה והשנה. לאחר מכן תוכל להעביר אותם בקלות למנהל החשבונות או לרואה החשבון שלך בזמן להכנת מס וחשבונות כספיים מדי שנה וגם רבעוני.
כיבוש הזמנות רכש
אמנם אם אתה באמת בהישג יד שלך, אתה תעשה את כל זה באופן אלקטרוני, אבל קשה מאוד להימנע מנייר מספקים! אז הדפיסו עותק של כל הזמנה, שמור אותו בקלסר בעל שלוש טבעות עם חוצצים לפי חודש, מהדק את כל הניירת הרלוונטית לכל הזמנה. זה מקל על המעקב והמעקב. הקפד לרשום את השם והתאריך של כל מי שדיברת איתו לגבי ההזמנה בהזמנה המקורית בנוסף לעיון מהיר תוכל לנהל יומן של כל ההזמנות כולל התאריך, מספר ההזמנה, הספק, הסחורה שהוזמנה, תאריך היעד הצפוי ותאריך קבלתו. מיושן, אבל זה עובד, כן אתה יכול לעשות את זה גם בגיליון אקסל! למען הקלות האולטימטיבית, אני מכין את מספרי ה-PO שלי, הם עוקבים, אבל אני כולל את ראשי התיבות של הלקוח לפני כל מספר.
מעקב אחר הזמן שלך
כן, רובנו עובדים לפחות על בסיס שעתי חלקי או מלא בין אם בייעוץ, יצירה, עיצוב, אימון או ניהול פרויקטים. אתה תרוויח יותר כסף עם יומן יומי מאשר הורדה מחשבתית פעם בשבוע או פעם בחודש. צור גיליון אקסל במחשב הנייד או ב-PDA או על משטח עמודים ירוק ושמור אותו במכונית שלך. להקצות ערכים לזמן המושקע (בצד שמאל), האם זה ייעוץ, מיקור חוץ, עיצוב, תכנון חלל, התקנה, ניהול פרויקטים? הקצה שמות פרויקטים בחלק העליון ולאחר מכן רשום תאריכים ושעות. הקצב שבו אתה עובד תלוי בך, חלקם עושים 15 דקות, אחרים 30 דקות או שעה שלמה. חשבונית דו שבועית או חודשית.
חשבונית רגילה שומרת על תזרים מזומנים
לעתים קרובות מדי אתה לא עושה חשבונית עד שאתה צריך מזומן, שוכח שתמיד יש פיגור בין הזמן שאתה מבקש את התשלום למועד שתקבל אותו, לעתים קרובות עיכוב של 30, 60 ואפילו 90 יום למרות תנאי התשלום שציינת בקבלה. אז, חשבונית ראשונה לעתים קרובות. כלומר מינימום דו שבועי וחודשי. בנוסף, עבור השירותים שלך, עבד על ריטיינר. אתה יכול לספק ריטיינרים ל-5 שעות בלבד או עבור אחוז מהערכת הפרויקט. זה מחייב את הלקוח לפרויקט ומאפשר לך כסף מראש. בהוצאה של כל ריטיינר, אתה שולח חשבונית מסומנת בתשלום עם פירוט השימוש בו ולאחר מכן כולל את הריטיינר הבא. זה ישאיר אותך על המסלול במקום מאחור. אתה בעל עסק, לא בנק!
השימוש במערכת הקלה ליישום כאן יבלף את סיוטי הנייר שלך, ישאיר אותך מאורגן ובדרך להכנסת דולרים. התשוקה לעבודה היא מעל הכל, אבל חסרת תועלת אם אתה לא מרוויח!
